Prozessdigitalisierung und -automatisierung sind für viele Kunden ein strategischer Baustein zur digitalen Transformation der gesamten Organisation. Die umzusetzenden Projekte sind, wie wir im vorhergehenden Beitrag von Michael gesehen haben, technisch anspruchsvoll und stets innovativ. Darüber hinausgehend muss jedoch auch sichergestellt werden, dass diese technischen Innovationen organisationsweit einen Wertbeitrag stiften, die sich eröffnenden Chancen optimal genutzt werden und Risiken durch geschickte Strategien beherrschbar bleiben.

Der Grundsatz “Think big – start small” ist auch in der erfolgreichen Skalierung der Prozessautomatisierung auf einen unternehmensweiten Einsatz wichtig.

Skalierung vom Piloten zum Programm

Aus einem ersten Piloten wird ein Projekt, aus dem Projekt ein Programm. Klingt einfach. Für diese erfolgreiche Skalierung sind über das Projektmanagement hinaus weitere Erfolgsfaktoren einzubeziehen: Einen an Prozessen ausgerichteten Schnitt der Projekte, insb. des ersten Piloten mit dem Machbarkeit und qualitativer Nutzen konkret überprüft werden. Hier ist ein strukturiertes Vorgehen zur Prozessauswahl und zur Ermittlung der Risikofaktoren wichtig. Z.B. sind Piloten, die hauptsächlich ein Produkt auf Basis allgemeingültiger Kriterien evaluieren sollen, aus unserer Erfahrung ein No-go und leiten häufig den Fehlschlag der Automatisierungsinitiative ein. Stattdessen sollten organisationsspezifische Anforderungen und Erkenntnisse gesammelt werden, die Wertbeitrag und Risiken der Umsetzungsprojekte konkret sichtbar werden lassen. Auf Basis der Erkenntnisse des Piloten und der Prozesslandschaft können Umsetzungsprojekte in Scope und Zielsetzung geschnitten und aufgesetzt werden. Best-Practice von masoona ist hier eine Ausbalancierung der einzelnen Projekte über deren Wertbeitrag im Verhältnis zu Umsetzungshemmnissen und Risiken. Die Steuerung der einzelnen Projekte dieses Programms sollte agil über einen Portfolioansatz geschehen.
Die Relevanz einer skalierbaren Strategie  zeigt auch eine branchenübergreifende Studie der Fraunhofer Projektgruppe IT in Zusammenarbeit mit der ABBYY Europe GmbH zu Herausforderungen und Chancen der Prozessoptimierung *). 

Wenn wir über die Digitalisierung von Geschäftsprozessen reden, warum ist dann so häufig in der Praxis das Geschäftsprozessmanagement außen vor? Die IT-Projekte informieren häufig ausschließlich über eine aktualisierte Prozessmodellierung, beteiligen aber Prozessmanager nicht aktiv. Ein effektiver BPM-Lifecycle mit allen Stakeholdern an Bord kann so nicht zustande kommen. Eine nachhaltige Steuerung der Projekte nach ihrem Nutzenpotenzial auf Prozessebene bringt aber die entscheidenden Vorteile.

Integration der Prozess-Governance

Häufig startet ein Automatisierungsprojekt mit den fachlichen Prozessmodellen als Input für die Definition des Scopes, des anvisierten Wertbeitrags sowie der ersten Anforderungsdefinition. Danach übernimmt “peu a peu” das agil organisierte Entwicklungsteam. Prozessmodelle werden im Git-Repository neben den anderen technischen Artefakte verwaltet. Gegen Ende des Projektes werden die Prozessmodelle an das Geschäftsprozessmanagement “zurückgegeben”. Prozessdigitalisierung und -automatisierung erhalten aber einen Performance-Booster, wenn sie in das Prozessmanagement eingebunden sind!  Eine erfolgreiche Vorgehensweise bindet Prozessmodellierer und -manager sowie die fachlichen Stakeholder ins Entwicklungsteam ein und richtet dieses Team auf die Prozessziele aus. Aktive Zusammenarbeit, eine pragmatische, aber aktuelle Prozessdokumentation und die Ermittlung von Kennzahlen zur Steuerung des Wertbeitrag für den konkreten Prozess bringen hier tatsächlich den Erfolg. Wir helfen Ihnen dabei, den BPM-Cycle wirklich zu schließen!

Interesse? Sprechen Sie mich an!

Sie erreichen mich per Mail unter elmar.nathe@masoona.de. Gerne können Sie auch einen unverbindlichen Austauschtermin vereinbaren: https://calendar.app.google/a1bBaKQR1eoy4iZH8

 *) Röglinger, Maximilian ; Baumgarte, Felix ; Fischer, Dominik Andreas: Prozessdigitalisierung für das „New Normal“ : Branchenübergreifende Studie zu Herausforderungen und Chancen der Prozessoptimierung. 2021