Das DigiLAB – Inkubator für Prozessdigitalisierung und -automatisierung

Planen Sie erste Prozessdigitalisierungen oder -automatisierungen in Ihrer Organisation? Suchen Sie dafür nach Möglichkeiten schnell und ohne große Risiken und initiale Aufwände Erfahrungen zu sammeln? Oder stecken Sie in Ihren Digitalisierungsprojekten fest und kommen trotz viel Engagement Ihrer Mitarbeiter und hohen Investitionen nicht so recht voran? Hat das Management schon ein kritisches Auge auf Ihr Projekt geworfen?

Dann haben wir etwas für Sie: Das masoona DigiLAB, unser Inkubator für Prozessdigitalisierung und -automatisierung mit dem Sie Unsicherheiten abbauen und schnell starten können.

Mit dem DigiLAB stellen wir Ihnen eine Umgebung zur Verfügung, in der Sie die neuesten methodischen Vorgehensweisen und Technologien ausprobieren können. Sei es, weil Sie einmal einen ersten Prozess prototypisch digitalisieren wollen oder neue innovative Technologien ohne eigene Installations- und Einarbeitungsaufwände ausprobieren wollen. Und im Gegensatz zu gängigen Testversionen haben Sie bei uns die Möglichkeit vom geballten Wissen unserer Digitalisierungsberater zu profitieren.

Im Lab steht Ihnen eine komplette Umgebung für die Digitalisierung Ihrer mitgebrachten Prozesse zur Verfügung. Dies beginnt mit einem Workflowmanagement-System, geht weiter über Komponenten für das Dokumentenmanagement bis hin zu einer Lösung für Robotic Process Automation. Und wenn Sie es wünschen, integrieren wir mit Ihnen zusammen auch Lösungen für Machine Learning oder ein Kunden- bzw. Mitarbeiterportal.

Hierfür vereinbaren wir gemeinsam mit Ihnen einen festen Zeitrahmen und klare Zielsetzungen. In einer Abschlusspräsentation werden alle Stakeholder und das Management mit sichtbaren Ergebnissen und klaren Handlungsempfehlungen von Ihrem spezifischen Vorgehen überzeugt.

Und wenn Sie dann erste Umsetzungsschritte in Ihrer Organisation gehen wollen, können Sie die technologische Umgebung auch mitnehmen. Alle Komponenten unserer Digitalisierungsarchitektur sind Open Source und können kostenlos weiter genutzt, angepasst und erweitert werden.

Habe ich Ihr Interesse geweckt? Sprechen Sie mich an! Sie erreichen mich per Mail unter michael.jacob@masoona.de. Gerne können wir auch einen unverbindlichen Austauschtermin vereinbaren: https://calendly.com/michael-jacob-77/austausch.

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Prozessdigitalisierung und -automatisierung sind für viele Kunden ein strategischer Baustein zur digitalen Transformation der gesamten Organisation. Die umzusetzenden Projekte sind, wie wir im vorhergehenden Beitrag von Michael gesehen haben, technisch anspruchsvoll und stets innovativ. Darüber hinausgehend muss jedoch auch sichergestellt werden, dass diese technischen Innovationen organisationsweit einen Wertbeitrag stiften, die sich eröffnenden Chancen optimal genutzt werden und Risiken durch geschickte Strategien beherrschbar bleiben.

Der Grundsatz “Think big – start small” ist auch in der erfolgreichen Skalierung der Prozessautomatisierung auf einen unternehmensweiten Einsatz wichtig.

Skalierung vom Piloten zum Programm

Aus einem ersten Piloten wird ein Projekt, aus dem Projekt ein Programm. Klingt einfach. Für diese erfolgreiche Skalierung sind über das Projektmanagement hinaus weitere Erfolgsfaktoren einzubeziehen: Einen an Prozessen ausgerichteten Schnitt der Projekte, insb. des ersten Piloten mit dem Machbarkeit und qualitativer Nutzen konkret überprüft werden. Hier ist ein strukturiertes Vorgehen zur Prozessauswahl und zur Ermittlung der Risikofaktoren wichtig. Z.B. sind Piloten, die hauptsächlich ein Produkt auf Basis allgemeingültiger Kriterien evaluieren sollen, aus unserer Erfahrung ein No-go und leiten häufig den Fehlschlag der Automatisierungsinitiative ein. Stattdessen sollten organisationsspezifische Anforderungen und Erkenntnisse gesammelt werden, die Wertbeitrag und Risiken der Umsetzungsprojekte konkret sichtbar werden lassen. Auf Basis der Erkenntnisse des Piloten und der Prozesslandschaft können Umsetzungsprojekte in Scope und Zielsetzung geschnitten und aufgesetzt werden. Best-Practice von masoona ist hier eine Ausbalancierung der einzelnen Projekte über deren Wertbeitrag im Verhältnis zu Umsetzungshemmnissen und Risiken. Die Steuerung der einzelnen Projekte dieses Programms sollte agil über einen Portfolioansatz geschehen.
Die Relevanz einer skalierbaren Strategie  zeigt auch eine branchenübergreifende Studie der Fraunhofer Projektgruppe IT in Zusammenarbeit mit der ABBYY Europe GmbH zu Herausforderungen und Chancen der Prozessoptimierung *). 

Wenn wir über die Digitalisierung von Geschäftsprozessen reden, warum ist dann so häufig in der Praxis das Geschäftsprozessmanagement außen vor? Die IT-Projekte informieren häufig ausschließlich über eine aktualisierte Prozessmodellierung, beteiligen aber Prozessmanager nicht aktiv. Ein effektiver BPM-Lifecycle mit allen Stakeholdern an Bord kann so nicht zustande kommen. Eine nachhaltige Steuerung der Projekte nach ihrem Nutzenpotenzial auf Prozessebene bringt aber die entscheidenden Vorteile.

Integration der Prozess-Governance

Häufig startet ein Automatisierungsprojekt mit den fachlichen Prozessmodellen als Input für die Definition des Scopes, des anvisierten Wertbeitrags sowie der ersten Anforderungsdefinition. Danach übernimmt “peu a peu” das agil organisierte Entwicklungsteam. Prozessmodelle werden im Git-Repository neben den anderen technischen Artefakte verwaltet. Gegen Ende des Projektes werden die Prozessmodelle an das Geschäftsprozessmanagement “zurückgegeben”. Prozessdigitalisierung und -automatisierung erhalten aber einen Performance-Booster, wenn sie in das Prozessmanagement eingebunden sind!  Eine erfolgreiche Vorgehensweise bindet Prozessmodellierer und -manager sowie die fachlichen Stakeholder ins Entwicklungsteam ein und richtet dieses Team auf die Prozessziele aus. Aktive Zusammenarbeit, eine pragmatische, aber aktuelle Prozessdokumentation und die Ermittlung von Kennzahlen zur Steuerung des Wertbeitrag für den konkreten Prozess bringen hier tatsächlich den Erfolg. Wir helfen Ihnen dabei, den BPM-Cycle wirklich zu schließen!

Interesse? Sprechen Sie mich an!

Sie erreichen mich per Mail unter elmar.nathe@masoona.de. Gerne können Sie auch einen unverbindlichen Austauschtermin vereinbaren: https://calendar.app.google/a1bBaKQR1eoy4iZH8

 *) Röglinger, Maximilian ; Baumgarte, Felix ; Fischer, Dominik Andreas: Prozessdigitalisierung für das „New Normal“ : Branchenübergreifende Studie zu Herausforderungen und Chancen der Prozessoptimierung. 2021

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Prozessdigitalisierung und -automatisierung sind für viele Kunden ein strategischer Baustein zur digitalen Transformation der gesamten Organisation. Masoona Consulting begleitet seine Kunden auf dem gesamten Weg von der Digitalisierung einzelner Prozessschritte bis hin zur integrierten und gesamtheitlichen Ende-zu-Ende-Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse.

Wir fokussieren uns mit unseren Kompetenzen im Kontext des Business/IT- Alignments auf die Konzeption und Steuerung der digitalen Transformation. Die konkrete Umsetzung gestalten wir gemeinsam mit dem Kunden und unter Einbezug von ausgewählten kompetenten Partnern.

Aus konkreten Kundensituationen bei Digitalisierungsvorhaben unserer Kunden in diversen Branchen haben wir aus der Vielzahl von großen und kleinen Herausforderungen vier herausgeschält, die für uns besonders herausstechen und bei deren Bewältigung wir unsere Kunden unterstützen wollen.

In diesem Beitrag werde ich zwei dieser strategischen Herausforderungen und unsere Erfahrungen beim Umgang mit ihnen vorstellen, zum einen die Adaption und Beherrschung innovativer Technologien, zum anderen die Evolution der Fach- und IT-Architektur im Zuge der Digitalisierung von Prozessen.

Für die Ende-zu-Ende-Automatisierung eines Kernprozesses ist ein komplexer Mix innovativer Technologien notwendig. Es ist normal, dass die eine oder andere Technologie, wie bspw. Robotic Process Automation, Decision Automation oder Artificial Intelligence, für ein Unternehmen oder eine Behörde “Neuland” darstellt und die Fähigkeit zum effizienten und zielgerichteten Einsatz einer solchen Technologie (noch) nicht vorhanden ist. Heutzutage bieten sich zwei hier zwei Alternativen zur Lösung des Problems an: Outsourcing an einen externen Dienstleister ist die eine (1), Internalisierung von Produkten und des zur ihrer Nutzung benötigten Wissens die andere (2). Bei haben ihre Vor- und Nachteile: Während die erste Alternative davon befreit, neue Technologien in der eigenen Organisation zu adaptieren (im Extremfall mit PaaS – Process as a Service), bietet die zweite größtmögliche Freiheit und Flexibilität beim Einsatz der Technologien bzw. der sie implementierenden Produkte zur Unterstützung der eigenen Prozesse.

Beide haben jedoch ihre spezifischen Voraussetzungen: Ohne eine eigene leistungsfähige IT und die Bereitschaft in Softwareentwicklung zu investieren lässt sich Variante zwei nicht umsetzen. Was wie eine Binsenweisheit klingt, erleben wir leider sehr häufig: Auf der einen Seite besteht der Wunsch möglichst flexibel zu agieren und natürlich nur die am besten passenden Produkte, im Extremfall Eigenentwicklungen, in der eigenen Organisation einzusetzen. An einer adäquaten langfristig gesicherten Finanzierung, insbesondere auch zur Integration der einzelnen Komponenten miteinander, und dem Willen zu organisatorischen Änderungen mangelt es jedoch. Auch scheitert oft der Aufbau neuen Wissens und neuer Fähigkeiten in der eigenen Organisation – die langfristige Abhängigkeit von externem Know-how und damit einhergehende Kosten sind die Folge.

Eine weitere wichtige Herausforderung ist die Evolution, die Weiterentwicklung, der bestehenden Fach- und IT-Architektur. Prozessdigitalisierung beginnt nicht auf der grünen Wiese. Bestehende Digitalisierungsinseln in den Prozessen müssen miteinander verbunden, bestehende Prozessautomatisierungen zu einer Ende-zu-Ende-Digitalisierung und -automatisierung ausgebaut werden. Oder anders gesagt: Fach- und IT-Architekturen müssen mit dem Ziel einer Ende-zu-Ende-Digitalisierung und -automatisierung weiterentwickelt werden. Oftmals aber geschieht genau das nicht, sondern es werden entweder unpassende Tools, insbesondere Digitalisierungsplattformen, gekauft oder aber bestehende Inseln ausgebaut und mit bekannten, aber nicht geeigneten Technologien miteinander verbunden. Es wird lokal optimiert, die globale Steuerung fehlt und so werden auch die globalen Ziele verfehlt. Im Ergebnis bleibt die Prozessdigitalisierung und -automatisierung bruchstückhaft und große Nutzenpotenziale liegen weiterhin brach.

Wir unterstützen Sie dabei, diesen Herausforderungen zu begegnen. Mit unseren Erfahrungen aus konkreten Projekten unterstützen wir Sie bei Technologieauswahlentscheidungen, Pilotprojekten, bei der Internalisierung von Wissen und der Weiterentwicklung Ihrer Organisation. Gemeinsam mit Ihnen prüfen wir Ihre Ihre Fach- und IT-Architektur auf ihre Zukunftsfähigkeit, brechen Silos auf und entwickeln die Architekturen planvoll mit den Beteiligten unter Berücksichtigung der globalen Ziele weiter.

Habe ich Ihr Interesse geweckt? Sprechen Sie mich an! Sie erreichen mich per Mail unter michael.jacob@masoona.de. Gerne können Sie auch einen unverbindlichen Austauschtermin vereinbaren: https://calendly.com/michael-jacob-77/austausch

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Wir freuen uns, dass nach Wochen intensiver Arbeit unsere Website online ist und wichtige Informationen zu unseren Leistungen, zum Team und zu den Karrieremöglichkeiten bei masoona verfügbar sind. Gleichzeitig ist mit masoona.de ist auch unsere Unternehmensseite bei LinkedIn online gegangen. 

Im Vorfeld haben wir uns zudem mit einem professionellen Partner ein komplett neues Corporate Design entwickelt, das wir auf nun das erste Mal präsentieren. Dunkle Blautöne, dazu als Sekundär- und Tertiärfarben Gold- und Grautöne erzeugen ein individuelles, modernes und innovatives Erscheinungsbild. 

Über unseren Blog werden wir über Aktuelles aus dem Unternehmen berichten und natürlich viele Einblicke in moderne Vorgehensweisen und Technologien bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen geben. Wir freuen uns auf spannende Kontakte und einen intensiven Austausch!

Ausblick: Im nächsten Beitrag stellen wir Ihnen unser Werteversprechen und das Leistungsportfolio näher vor!

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